Asistente Administrativo

• Realizar atención telefónica y presencial de proveedores, clientes, comunidad en general y entes de control relacionados con la empresa.
• Apoyo en la documentación requerida para terceros, agencia aduanera, clientes, licitaciones, contratos y partes interesadas.
• Garantizar los insumos y materiales requeridos en producción y administración a través del correcto desarrollo del inventario, pedido y control de insumos
• Realizar pedidos, solicitud de cotizaciones, órdenes de compra (registradas en el sistema) y servicios; gestionar pagos, seguimiento a proveedores para legalización de anticipos
• Recibir y gestionar los servicios públicos de la sede y garantizar su oportuna gestión en tesorería para pago.
• Controlar remisiones recibidas de insumos, materias primas y en general compras garantizando que se cuente con las facturas electrónicas de todos los costos y gastos de la empresa con autorización del responsable del gasto o cost
• Garantizar que se cumpla el Plan de mantenimientos programados según cronograma y gestionar autorizaciones del gasto
• Administrar correctamente los recursos de caja menor según las políticas establecidas.
• Mantener control de novedades del personal, gestionar formatos de permisos, incapacidades y novedades para reporte a nómina, manejo de la plataforma y tarjetas de bonos canasta; servicio de transporte y control de acceso biométrico
• Apoyar en la elaboración y actualización de formatos exigidos por el INVIMA, el Ministerio de Salud y otras entidades regulatorias.
• Verificar que los registros administrativos cumplan con los requisitos de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).
• Informar oportunamente a las áreas internas de la empresa las operaciones relevantes para reportes a entes de control
• Coordinar reuniones, visitas técnicas y capacitaciones internas que requiera la dirección administrativa.
• Apoyar la comunicación entre áreas de producción, calidad, compras y dirección.
• Controlar remisiones recibidas de insumos, materias primas y en general compras garantizando que se cuente con las facturas electrónicas de todos los costos y gastos de la empresa con autorización del responsable del gasto o costo.
• En general apoyar las funciones asignadas por su jefe inmediato.

SISTEMAS DE GESTIÓN

Participar en las auditorias institucionales garantizando su correcto desarrollo. Evaluar los procesos a través del comportamiento de los indicadores relacionados con su gestión. Participar en las capacitaciones acerca del software de producción, sistema de gestión documental y contable para el buen desarrollo de las labores. Cumplir y hacer cumplir lo establecido en los Sistemas de Gestión: seguridad y salud, ambiental, calidad, entre otros que establezca la empresa. Mantener actualizado el listado de proveedores. Identificar, analizar y evaluar el impacto de los cambios internos y externos antes de su introducción que puedan tener afectación en el Sistema de Gestión (Gestión del cambio). Sistema de Gestión para la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa. Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del SG–SST Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Plan básico y estratégico de seguridad vial (PESV) Participar de las actividades de formación relacionadas con Plan básico y estratégico de seguridad vial (PESV) y Gestión Ambiental. Respetar las normas de tránsito independiente del tipo de actor vial que sea. (Peatón, conductor, bici usuario). PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) Supervisar y realizar adecuada disposición de residuos en su área de trabajo y cargo. Participar de las actividades de formación que se dicten en materia ambiental. Hacer un adecuado uso de recursos de Agua y Energía en la empresa. Reportar cualquier daño o avería en su área de trabajo que pueda generar desperdicio de agua y utilización inadecuada de energía.